Інструкція до «Акт списання»

Документ із двох частин:

• Частина A — Письмовий посібник. Повний огляд усіх функцій по розділах. Самодостатня довідка для користувача.
• Частина B — Сценарій відео. Покадрово: що показувати на екрані, що говорити (готовий закадровий текст), хронометраж. Можна знімати одним роликом (~13 хв) або серією міні-роликів (розбивка наприкінці).

Усі назви кнопок і пунктів меню — точно як у застосунку.

ЧАСТИНА A — ПИСЬМОВИЙ ПОСІБНИК

Що це за програма

Десктоп-застосунок для оформлення документів списання військового майна: Єдиний акт списання (ЄА) та Наказ командира з блоком «НАКАЗУЮ» і «ПОГОДЖЕНО». Дані вводяться один раз у довідники, далі акт і документи збираються автоматично. Є AI-помічники: аудит готового документа, розпізнавання рапорту/Excel, генерація шаблонів із прикладів.

Бічне меню (зліва), порядок розділів:

1. Акти

2. Реквізити частини

3. Свідки і комісія

4. Служби

5. Шаблони текстів

6. Шаблони наказів

7. Імпорт / Експорт

8. Налаштування

> Логіка роботи: спершу заповнюються довідники (розділи 2–6), потім > у розділі Акти з них збирається конкретний акт і генеруються документи.

1. Перший запуск і активація

Під час старту програма показує «Перевірка ліцензії…».

Якщо ліцензія ще не активована — відкривається екран «Активація act-desktop»:

1. Введіть ліцензійний ключ (формат 00000000-0000-0000-0000-000000000000), який ви отримали на email.

2. Натисніть «Активувати» (з'явиться стан «Активація…»).

3. Після успіху відкривається головне вікно.

> Ключ прив'язується до цього комп'ютера. Максимум — 2 машини на ліцензію. > Якщо до завершення підписки лишилось ≤ 14 днів — угорі з'являється банер > із датою завершення; його можна сховати до наступного запуску.

2. Реквізити частини

Заповнюється один раз — ці дані автоматично підставляються в кожен акт.

Меню → «Реквізити частини». Поля:

• Номер частини (напр. А1234)
• Повна назва частини
• Місцезнаходження
• ПІБ командира
• Звання командира (випадаючий список)
• Блок «Начальник фінансово-економічної служби»: посада, звання, ПІБ —

використовується у пунктах наказу через плейсхолдери {{finChiefPosition}}, {{finChiefRank}}, {{finChiefName}}.

Натисніть «Зберегти» → з'явиться «✓ Збережено».

3. Свідки і комісія

Меню → «Свідки і комісія». Три блоки.

3.1 Свідки (довідник)

Це довідник посадових осіб. Додати можна двома способами:

Вручну: «+ Додати свідка» → форма «Новий свідок»:

• ПІБ (обов'язково), Посада, Звання.
• Перемикач «Вибула особа» — якщо особа вибула: тип вибуття, наказ,

дата наказу, причина, нова частина.

• «Зберегти».

Розпізнати з PDF: «📄 Розпізнати з PDF» → оберіть PDF (рапорт, наказ, виписка). Програма:

• показує прогрес («Читаю PDF…», «Шукаю згаданих осіб…» тощо);
• виводить таблицю знайдених людей із позначкою впевненості («⚠ перевірте»

для непевних) і підказкою-цитатою з документа;

• статус по кожному: «вже в базі» / «новий · схоже на …» / «новий»

(дублі за ПІБ+звання не позначаються до додавання);

• виправте за потреби й натисніть «Додати нових (N)».

3.2 Постійна комісія

Голова, заступник і члени комісії, які підписуватимуть акти. У кожному слоті — випадаючий список зі свідків довідника. Призначену особу можна прибрати кнопкою «Прибрати».

3.3 Типи вибуття

Довідник причин вибуття особи (використовується у формі свідка та в плейсхолдері списку вибулих).

4. Служби

Меню → «Служби» → «+ Нова служба». Форма:

• Назва служби (обов'язково)
• Посада начальника
• Звання (список) + ПІБ начальника

«Зберегти». Службу потім обирають при додаванні групи майна в акт. Кнопки на картці: «Редагувати», «Видалити».

5. Шаблони текстів (для ЄА)

Меню → «Шаблони текстів». Типовий опис події + висновок комісії для різних ситуацій (бойові втрати, знос, втрата при евакуації…).

Створення вручну: «+ Новий сценарій»:

• Назва сценарію (обов'язково)
• Опис події і Висновок комісії — у тексті можна вживати

{{плейсхолдери}}. Натисніть підказку плейсхолдерів під полем — список доступних; клік по чипу вставляє {{ім'я}}.

• Власні {{змінні}}, які ви вписали, автоматично з'являються в редакторі

змінних: підпис, підказка, тип (текст/дата/число), значення за замовчуванням, варіанти вибору.

• «Зберегти».

Генерація з прикладів (AI): «✨ Згенерувати з прикладів (AI)» → оберіть 1–5 готових docx. Claude розбере їх і запропонує готовий сценарій із плейсхолдерами; відкриється форма «Згенерований сценарій (відредагуйте і збережіть)» — перевірте й «Зберегти».

Картка має «Редагувати», «Копіювати», «Видалити».

6. Шаблони наказів

Меню → «Шаблони наказів». Шаблон містить тіло, пункти НАКАЗУЮ і блок ПОГОДЖЕНО.

«+ Новий шаблон» → форма:

• Назва шаблону (обов'язково)
• Тіло шаблону — текст до «НАКАЗУЮ:».
• Пункти «НАКАЗУЮ». Перший пункт (1.) — список майна — додається

автоматично; решту описуєте тут. У кожного пункту — тип:

• Статичний (1 пункт) — звичайний один пункт.
• Per-service (по пункту на службу) — повторюється для кожної служби;

доступні {{serviceName}}, {{chiefRank}}, {{chiefName}}, {{chiefPosition}}, {{serviceTotal}} тощо.

• Для нач. ФЕС (1 пункт) — один пункт із {{finChief*}}.
• Для нач. ФЕС — служба з найбільшими втратами — окремий пункт для

нач. ФЕС, прив'язаний до служби з максимальною сумарною залишковою вартістю. Тут доступні і {{finChief*}}, і дані тієї служби — як під звичними іменами ({{chiefPosition}}, {{serviceName}}…), так і явними ({{maxLossServiceName}}, {{maxLossServiceAmount}}, {{maxLossChiefPosition}}…).

• ПОГОДЖЕНО — підписанти. Можна додати спецслот «начальники служб», який

розгорнеться у фактичний список начальників служб з акту.

• «Прикріпити таблицю позицій» — додати «Додаток 1» зі спрощеною

таблицею майна по службах.

• «Зберегти».

Також є «✨ Згенерувати з прикладів (AI)» (аналогічно сценаріям) — Claude розпізнає й тип пункту, зокрема «найбільші втрати».

> Пункти «НАКАЗУЮ» у згенерованому документі друкуються з абзацним > відступом першого рядка. Кожен блок ПОГОДЖЕНО має порожній рядок між > посадою і лінією для підпису.

7. Акти — створення і заповнення

Меню → «Акти» → «+ Новий акт». Новий акт одразу підтягує реквізити частини й склад комісії, ставить сьогоднішню дату й відкривається в редакторі.

Заголовок акта

• Кнопка «← До списку».
• Поле назви (необов'язкове — щоб легше шукати у списку).
• Індикатор збереження: «Збереження…» / «✓ Збережено» (зберігається

автоматично).

Розділи акта

1. Загальні відомості — «Дата складання», «Підстава».

2. Реквізити частини — підтягуються автоматично; кнопка «Підтягнути з налаштувань» перезавантажує їх.

3. Перелік майна (по службах):

• «+ Додати службу» → вікно вибору: обрати службу з довідника або

ввести вручну.

• У групі служби — «+ Додати позицію»: найменування, одиниця,

категорія, кількість, первісна/залишкова ціна, сума. Внизу — підсумки «Разом первісна вартість» / «Разом до списання (залишкова)».

• «Імпорт з Excel» — див. розділ 8.
• Видалити всю групу — кнопкою ×.

4. Висновок комісії — текстове поле.

5. Склад комісії — підтягується; «Підтягнути з довідника» оновлює.

6. Учасники (свідки) події — «+ Додати свідка» (зі списку або вручну).

Дії внизу

• «🔍 Перевірити (AI)» — AI-аудит (розділ 9).
• «Створити ЄА» — генерація єдиного акта (розділ 10).
• «Створити Наказ» — генерація наказу (розділ 10).

Кнопки генерації неактивні, доки немає жодної позиції.

8. Імпорт майна з Excel

У розділі «Перелік майна» → «Імпорт з Excel»:

1. Оберіть службу (з довідника або вручну).

2. Виберіть .xlsx файл.

3. У вікні імпорту:

• попередній перегляд із вибором рядка-заголовка (клік по літері колонки);
• зіставлення колонок: найменування, одиниця, кількість, первісна ціна,

залишкова ціна, сума залишкова — вручну або AI-автовизначення;

• діапазон даних (перший/останній рядок);
• попередній перегляд готових позицій.

4. «Імпортувати N позицій» — позиції додаються до групи служби.

9. AI-аудит перед видачею

У редакторі акта → «🔍 Перевірити (AI)». Вікно «AI-аудит документа»:

1. docx-документ (обов'язково) — оберіть згенерований файл (можна з ручними правками).

2. PDF рапорту (опційно) — першоджерело для звіряння.

3. Перемикач «Поглиблений аналіз (Pro)» — потужніша модель (Opus): точніше на складних документах, але повільніше й дорожче.

4. «🔍 Перевірити». Під час перевірки видно стадії й приблизний час.

5. Результат — вердикт:

• ✅ Готовий до видачі
• ⚠ Є зауваження
• ❌ Є критичні помилки

і список зауважень, згрупований: Помилки / Попередження / Поради. Кожне зауваження має поле, опис, цитату з документа й пропозицію виправлення. Якщо зауважень немає — «Зауважень немає. 👍».

> AI перевіряє узгодженість сум, форми числівників, орфографію, а за > наявності — звіряє з рапортом і фактичними сумами з бази.

10. Генерація документів (ЄА / Наказ)

Кнопка «Створити ЄА» або «Створити Наказ» → вікно вибору позицій:

1. Вибір позицій — «Вибрано X із N»; кнопки «Усі» / «Зняти усі»; прапорці по групах і позиціях.

2. Шаблон — випадаючий список (сценарій для ЄА / шаблон наказу) або «— без шаблону —».

3. Якщо шаблон має змінні — форма їх заповнення. Можна «📄 Розпізнати з PDF» — програма витягне значення змінних з рапорту (з підказкою- цитатою й позначкою впевненості).

4. «Створити (X позицій)» — програма згенерує .docx, запропонує куди зберегти, покаже підтвердження.

Готовий файл відкривається у Word — за потреби допрацьовується вручну, далі рекомендовано прогнати через AI-аудит (розділ 9).

11. Імпорт / Експорт (перенесення між комп'ютерами)

Меню → «Імпорт / Експорт».

• Прапорець «Включити акти у експорт» — експортувати ще й усі акти.
• «📤 Експортувати у файл» → обрати місце; повідомлення «Експортовано

у: …».

• «📥 Імпортувати з файлу» → підтвердження (імпорт замінює всі

довідники; акти додаються до наявних, дублікати пропускаються) → обрати .json.

> Не переноситься: згенеровані .docx та API-ключ Anthropic.

12. Налаштування (API-ключ Anthropic)

Меню → «Налаштування» → поле «API-ключ Anthropic».

У версії з власним ключем AI-функції (аудит, розпізнавання, генерація шаблонів) працюють через ваш ключ Anthropic. Отримати: console.anthropic.com → Settings → API Keys. Вставте ключ (sk-ant-…, поле з кнопкою «Показати»/«Сховати») і «Зберегти». Зберігається лише локально.

> У версії з підпискою ключ не потрібен — AI працює через сервер > за ліцензією. Ліміт використання AI визначається тарифом.

ЧАСТИНА B — СЦЕНАРІЙ ВІДЕО

Формат: запис екрана 1080p, закадровий голос. Загальний хронометраж ≈ 13 хв. Готуйте окрему демо-частину з тестовими даними (не реальними ПІБ). Текст у лапках — читати дослівно; курсивом — режисерські ремарки.

Сцена 0. Вступ (0:00–0:25)

*На екрані: заставка з назвою або відкритий головний екран програми.*

> «Це коротка інструкція до програми «Акт списання». За кілька хвилин ви > навчитеся налаштувати дані частини, створити акт списання, згенерувати > Єдиний акт і Наказ командира, а також перевірити документ за допомогою > штучного інтелекту. Почнімо.»

Сцена 1. Активація (0:25–1:10)

*Показати екран «Активація act-desktop».*

> «При першому запуску програма попросить ліцензійний ключ — ви отримуєте > його на email. Вставляємо ключ у поле…»

*Вставити тестовий ключ, навести курсор на кнопку.*

> «…і натискаємо «Активувати». Ключ прив'язується до цього комп'ютера, > одна ліцензія працює максимум на двох машинах. Готово — відкривається > головне вікно.»

*Показати, що відкрилось головне вікно зі списком розділів зліва.*

Сцена 2. Огляд інтерфейсу (1:10–1:45)

*Повільно провести курсором по бічному меню зверху вниз.*

> «Зліва — меню з восьми розділів. Логіка проста: спершу один раз > заповнюємо довідники — реквізити частини, свідки й комісія, служби, > шаблони. Потім у розділі «Акти» з цих даних збираємо конкретний акт. > Налаштуймо все по черзі.»

Сцена 3. Реквізити частини (1:45–2:45)

*Меню → «Реквізити частини». Заповнювати поля по ходу розповіді.*

> «Розділ «Реквізити частини» заповнюємо один раз — ці дані автоматично > підставляються у кожен акт. Вводимо номер частини, повну назву, > місцезнаходження, ПІБ і звання командира.»

*Прокрутити до блоку фінансової служби.*

> «Окремо — начальник фінансово-економічної служби: посада, звання, ПІБ. > Ці дані використовуються у пунктах наказу. Натискаємо «Зберегти» — > бачимо «Збережено».»

Сцена 4. Свідки і комісія (2:45–4:30)

*Меню → «Свідки і комісія».*

> «Тут три блоки. Почнемо зі свідків — це довідник посадових осіб.»

*Натиснути «+ Додати свідка», заповнити форму тестовими даними.*

> «Додати можна вручну: ПІБ, посада, звання. Якщо особа вибула — вмикаємо > перемикач «Вибула особа» й заповнюємо тип вибуття. Зберігаємо.»

*Повернутись, натиснути «📄 Розпізнати з PDF», обрати тестовий PDF.*

> «Швидший шлях — «Розпізнати з PDF». Вибираємо рапорт, і програма сама > знаходить усіх згаданих осіб.»

*Показати таблицю результатів із позначками.*

> «Кожну особу показано зі статусом: новий, схоже на наявного, або вже в > базі. Непевні позначені «перевірте» — звіряємо з цитатою з документа, > виправляємо за потреби й натискаємо «Додати нових».»

*Прокрутити до блоку «Постійна комісія».*

> «Нижче — постійна комісія: голова, заступник і члени. Обираємо їх зі > свідків через випадаючі списки. Ця комісія підписуватиме акти.»

Сцена 5. Служби (4:30–5:10)

*Меню → «Служби» → «+ Нова служба».*

> «Розділ «Служби» — довідник служб із начальниками. Вводимо назву служби, > посаду, звання і ПІБ начальника, зберігаємо. Цю службу ми потім > обиратимемо, коли додаватимемо майно в акт.»

Сцена 6. Шаблони текстів (5:10–6:30)

*Меню → «Шаблони текстів» → «+ Новий сценарій».*

> «Шаблони текстів — це типовий опис події і висновок комісії для різних > ситуацій. Вводимо назву, потім текст. Зверніть увагу на плейсхолдери у > подвійних фігурних дужках — це місця, куди підставляться дані акта.»

*Розкрити підказку плейсхолдерів, клікнути один чип.*

> «Натиснувши підказку, бачимо всі доступні плейсхолдери — клік вставляє > потрібний. Якщо вписати власну змінну, вона з'явиться в редакторі змінних > нижче — там задаємо підпис і тип.»

*Повернутись, навести на «✨ Згенерувати з прикладів (AI)».*

> «Якщо у вас уже є готові акти — натисніть «Згенерувати з прикладів». > Виберіть до п'яти docx, і штучний інтелект сам складе шаблон із > плейсхолдерами. Залишиться перевірити й зберегти.»

Сцена 7. Шаблони наказів (6:30–8:00)

*Меню → «Шаблони наказів» → «+ Новий шаблон».*

> «Шаблон наказу складається з тіла, пунктів «НАКАЗУЮ» і блоку > «ПОГОДЖЕНО». Перший пункт зі списком майна додається автоматично — решту > описуємо тут.»

*Показати випадаючий список типів пункту.*

> «У кожного пункту є тип. «Статичний» — звичайний пункт. «Per-service» — > повторюється для кожної служби. «Для нач. ФЕС» — окремий пункт для > фінансової служби. І окремий тип — «нач. ФЕС, служба з найбільшими > втратами»: він прив'язується до служби з найбільшою сумою списання, і в > ньому доступні дані саме цієї служби.»

*Прокрутити до блоку ПОГОДЖЕНО.*

> «Нижче — підписанти блоку «ПОГОДЖЕНО». Можна додати спеціальний слот > «начальники служб» — він розгорнеться у фактичний список начальників з > акту. За потреби вмикаємо «Прикріпити таблицю позицій». Зберігаємо.»

Сцена 8. Створення акта (8:00–10:00)

*Меню → «Акти» → «+ Новий акт».*

> «Тепер найголовніше — сам акт. Натискаємо «Новий акт». Реквізити частини > й склад комісії підтягнулись автоматично, дата проставлена.»

*Прокрутити до «Перелік майна» → «+ Додати службу».*

> «Додаємо службу — обираємо з довідника. У групі служби натискаємо > «Додати позицію» і вносимо майно: найменування, одиницю, кількість, > первісну й залишкову вартість. Внизу одразу рахуються підсумки.»

*Показати «Імпорт з Excel».*

> «Якщо позицій багато — використовуйте «Імпорт з Excel». Вибираємо службу, > потім файл.»

*У вікні імпорту: вибрати заголовок, показати AI-автовизначення колонок.*

> «Програма показує таблицю — клікаємо по колонці-заголовку, зіставляємо > колонки вручну або тиснемо AI-автовизначення. Перевіряємо попередній > перегляд і натискаємо «Імпортувати».»

*Прокрутити до висновку комісії та свідків події.*

> «Заповнюємо висновок комісії й, за потреби, додаємо учасників події. > Усе зберігається автоматично — бачимо «Збережено» вгорі.»

Сцена 9. AI-аудит (10:00–11:20)

*У редакторі акта → «🔍 Перевірити (AI)».*

> «Перед видачею варто перевірити документ. Натискаємо «Перевірити».»

*У вікні: обрати docx, опційно PDF.*

> «Вказуємо готовий docx, за бажання — PDF рапорту для звіряння. Для > складних документів можна ввімкнути «Поглиблений аналіз». Тиснемо > «Перевірити».»

*Показати стадії, потім результат із вердиктом.*

> «Штучний інтелект перевіряє суми, числівники прописом, орфографію й > узгодженість. У результаті — вердикт і список зауважень із цитатами та > пропозиціями виправлень. Виправляємо у Word і за потреби перевіряємо > ще раз.»

Сцена 10. Генерація ЄА і Наказу (11:20–12:30)

*У редакторі акта → «Створити ЄА».*

> «Коли все готово — натискаємо «Створити ЄА». Обираємо позиції — можна всі > одразу, — і шаблон тексту.»

*Якщо є змінні — показати форму, натиснути «📄 Розпізнати з PDF».*

> «Якщо шаблон має змінні, заповнюємо їх. Можна підтягнути значення з > рапорту кнопкою «Розпізнати з PDF». Натискаємо «Створити» — обираємо, > куди зберегти файл.»

*Аналогічно показати «Створити Наказ».*

> «Так само створюється Наказ командира — з пунктами «НАКАЗУЮ» і блоком > «ПОГОДЖЕНО» за вашим шаблоном. Документ готовий — відкривається у Word.»

Сцена 11. Перенесення даних і завершення (12:30–13:00)

*Меню → «Імпорт / Експорт».*

> «Щоб перенести довідники на інший комп'ютер — розділ «Імпорт / Експорт»: > експортуйте у файл, за потреби разом з актами, і імпортуйте на іншій > машині.»

*Повернутись на головний екран.*

> «Це все основне. Заповніть довідники один раз — і кожен наступний акт > та наказ збиратимуться за лічені хвилини. Успіхів у роботі!»

Розбивка на серію міні-роликів

Якщо зручніше короткими відео, ріжемо за сценами:

Поради для запису

• Готуйте тестову частину з вигаданими ПІБ — не показуйте реальні

персональні дані особового складу.

• Перед записом заповніть довідники наполовину, щоб у кадрі вже були дані

для вибору (служби, свідки), а не порожні екрани.

• AI-операції тривають 10–60 с — за потреби прискорюйте ці фрагменти при

монтажі, але показуйте стадії прогресу (вони пояснюють очікування).

• Тримайте курсор повільним; перед кожним кліком — коротка пауза.
• Роздільність вікна — фіксована, шрифт системи не дрібний (краще читається

на відео).